Vom Ideal oder vom Bestehenden ausgehen? – Die Diskussion der 15. Berliner Werkstatt Herstellung
Bei ihrem 15. Treffen in großer Runde, diesmal in München, diskutierte die Berliner Werkstatt Herstellung am 17. September 2008 über die Ergebnisse der beiden Arbeitsgruppen Berlin und München.
Wie lassen sich ein Best Case und Kennzahlen definieren? – Berlin
Die Berliner Gruppe kam während der Analyse eines konkreten ‚Vor-Ort-Workflows’ aus einem Verlag zu dem Schluss, dass die Ausrichtung auf bereits bestehende Workflows (Ist-Ablauf) nicht so hilfreich ist wie gedacht, um zu einem Ideal-Workflow (Soll-Ablauf) zu gelangen. Stattdessen versuchte die Gruppe, unabhängig davon für bestimmte Teilprozesse einen Idealablauf bzw. ‚Best Case’ zu erstellen.
Bei ihrer Arbeit an einer Modellierungsgrundlage für einen Best Case einigte sich die Berliner Gruppe darauf, eine Unterteilung in unterstützende, steuernde und wertschöpfende Prozesse vorzunehmen und sich auf die Optimierung letzterer zu konzentrieren. Die Teilnehmer untersuchten beispielhaft die Teilprozesse ‚Content vereinnahmen’ und ‚Content zur Verfügung stellen’, wobei sie für ihre Darstellung auf Diagramme und eine textliche Beschreibung zurückgriffen.
Die Berliner Arbeitsgruppe diskutierte auch über die Möglichkeit bzw. Notwendigkeit, anhand einer Checklist Regeln und nach Möglichkeit auch Kennzahlen und ideale Durchlaufzeiten für Best-Practice-Prozesse im Verlag festzulegen, im Besonderen für die Schnittstellen in der Herstellung zu anderen Abteilungen.
An welcher Stelle im Workflow findet die Prozesskontrolle statt? – München
Die Münchener Gruppe arbeitete bei der Erfassung der Teilprozess-Schritte ‚Content vorbereiten’ und ‚Produktion durchführen’ ausschließlich in Diagrammen, wobei in die Darstellung auch Fragen des Marktrahmens, der technischen Gesichtspunkte und der inhaltlichen, strukturellen und organisatorischen Kriterien Eingang fanden. Die Beschreibung fokussierte aber – vergleichbar mit einem Baukastensystem – auf die Gruppierung der Teilprozesse als kleinste Workflow-Elemente, die in jedem Verlag universell einsetzbar sein sollen und dort lediglich noch genauer bestimmt werden müssen.
Bei ihrem Versuch, die ausgewählten einzelnen Workflow-Elemente aus den publizierten „Standardprozessen in der Herstellung“ in einen ‚Flow’ zu bringen, kam die Münchener Arbeitsgruppe zu dem Schluss, dass bei der Verkettung – dem Übergang von einem Element zum nächsten – die Frage nach der Voraussetzung gestellt werden muss: Wenn der Start eines Elements von der Erfüllung bzw. Erledigung eines vorherigen abhängt, ist das Zwischenschalten einer Statusmeldung nötig, die den Charakter eines Meilensteins haben kann.
Während ihrer Diskussion gelangte die Münchener Gruppe auch zu dem Ergebnis, dass sich alle 10 Kernprozesse mit ihren insgesamt 43 Teilprozessen wahrscheinlich zu einem (?) oder mehreren Ideal(?)-Workflows zusammenstellen lassen. Wenn dieser Weg auch aufwändig ist, so erschien er den Mitgliedern doch als bestmöglicher. Nach der Modellierung aus dem ‚Baukasten’ der Einzelprozesse sei es dann erst möglich, die Konstellation der Elemente noch einmal zu überprüfen und möglicherweise noch Fehlendes zu ergänzen.
Die Ansätze zusammenbringen
Bei ihrem Versuch, die Ansätze der beiden Arbeitsgruppen miteinander abzugleichen, stimmte die große Runde darin überein, dass das Münchener Modell mehr als dasjenige aus Berlin deutlich macht, dass sich die Verlage in einer Umbruchssituation befinden. An den Schnittstellen zwischen den Prozess-Elementen ließe sich festmachen, wo Verantwortlichkeiten wechseln und Rollen-Übergaben stattfinden – egal ob zwischen einzelnen Abteilungen oder zu einem externen Dienstleister, der möglicherweise outgesourcte Leistungen übernimmt. Die Entscheidung hierüber würde ganz beim jeweiligen Verlag liegen.
Die in der großen Runde anwesenden Mitglieder der Berliner Arbeitsgruppe gaben zu bedenken, dass in dem flexiblen Münchener Modell möglicherweise noch ein wertendes Element – der Charakter von fixen Regeln, an denen man sich orientieren kann – fehlt. Auch ist noch unentschieden, ob Prozesse in verschiedene Arten unterschieden werden sollten. Bei ihrem nächsten Treffen will die Berliner Werkstatt Herstellung sich darauf einigen, welches Modell sie mit welchen Modifizierungen weiter verfolgen will. Hierzu ist ein Treffen am Messe-Donnerstag in Frankfurt am Main vereinbart.