Herstellung im Verlag

Vor kurzem gestartet: Das internationale ”StartWithXML“-Projekt, das sich mit der Frage auseinandersetzt, wie wichtig XML für die Zukunft von Verlagen ist. Machen Sie mit!

Bei ihrem 15. Treffen in großer Runde, diesmal in München, diskutierte die Berliner Werkstatt Herstellung am 17. September 2008 über die Ergebnisse der beiden Arbeitsgruppen Berlin und München.

Wie lassen sich ein Best Case und Kennzahlen definieren? – Berlin

Bei ihrer Arbeit an einer Modellierungsgrundlage für einen Best Case einigte sich die Berliner Gruppe darauf, eine Unterteilung in unterstützende, steuernde und wertschöpfende Prozesse vorzunehmen und sich auf die Optimierung letzterer zu konzentrieren. Die Teilnehmer untersuchten beispielhaft die Teilprozesse ‚Content vereinnahmen’ und ‚Content zur Verfügung stellen’, wobei sie für ihre Darstellung auf Diagramme und eine textliche Beschreibung zurückgriffen.

Die Berliner Arbeitsgruppe diskutierte auch über die Möglichkeit bzw. Notwendigkeit, anhand einer Checklist Regeln und nach Möglichkeit auch Kennzahlen und ideale Durchlaufzeiten für Best-Practice-Prozesse im Verlag festzulegen, im Besonderen für die Schnittstellen in der Herstellung zu anderen Abteilungen.

An welcher Stelle im Workflow findet die Prozesskontrolle statt? – München

Bei ihrem Versuch, die ausgewählten einzelnen Workflow-Elemente aus den publizierten „Standardprozessen in der Herstellung“ in einen ‚Flow’ zu bringen, kam die Münchener Arbeitsgruppe zu dem Schluss, dass bei der Verkettung – dem Übergang von einem Element zum nächsten – die Frage nach der Voraussetzung gestellt werden muss: Wenn der Start eines Elements von der Erfüllung bzw. Erledigung eines vorherigen abhängt, ist das Zwischenschalten einer Statusmeldung nötig, die den Charakter eines Meilensteins haben kann.

Während ihrer Diskussion gelangte die Münchener Gruppe auch zu dem Ergebnis, dass sich alle 10 Kernprozesse mit ihren insgesamt 43 Teilprozessen wahrscheinlich zu einem (?) oder mehreren Ideal(?)-Workflows zusammenstellen lassen. Wenn dieser Weg auch aufwändig ist, so erschien er den Mitgliedern doch als bestmöglicher. Nach der Modellierung aus dem ‚Baukasten’ der Einzelprozesse sei es dann erst möglich, die Konstellation der Elemente noch einmal zu überprüfen und möglicherweise noch Fehlendes zu ergänzen.

Die in der großen Runde anwesenden Mitglieder der Berliner Arbeitsgruppe gaben zu bedenken, dass in dem flexiblen Münchener Modell möglicherweise noch ein wertendes Element – der Charakter von fixen Regeln, an denen man sich orientieren kann – fehlt. Auch ist noch unentschieden, ob Prozesse in verschiedene Arten unterschieden werden sollten. Bei ihrem nächsten Treffen will die Berliner Werkstatt Herstellung sich darauf einigen, welches Modell sie mit welchen Modifizierungen weiter verfolgen will. Hierzu ist ein Treffen am Messe-Donnerstag in Frankfurt am Main vereinbart.
 

Vom 15. bis 17. Oktober findet im Rahmen der Frankfurter Buchmesse wieder das von Bernd Adam und Helmut von Berg organisierte Forum Verlagsherstellung statt.

Zentrales Thema des Forums ist und bleibt die Digitalisierung und ihre Auswirkung auf Strategie, Produktion und Gestaltung. Aber auch Themen wie Umweltschutz in der Buchproduktion und Change Management in Verlagen haben ihren Platz im diesjährigen Programm.

Sie werden das Forum in Halle 4.0, Stand D 1352 finden. Informieren Sie sich über das Programm.

Ein Beitrag von Ulrike Störrle, stellvertretende Herstellungsleiterin bei MairDumont, und Helmut von Berg, Direktor Klopotek & Partner

Es wird für Verlage von Tag zu Tag wichtiger, auf kürzestem Weg vom Content zum Produkt kommen zu können. Produkte müssen immer schneller produziert werden. Hersteller können in Zukunft nicht mehr mit monatelangem Vorlauf anfangen zu arbeiten, wenn der Content des Verlags nicht mehr nur in Halbjahres-Programme verpackt zum Verkauf angeboten werden muss. Auf dem letztjährigen Forum Herstellung haben wir das „months to minutes shift“ genannt. Wenn in absehbarer Zeit Content, der soeben online gefunden wurde, unmittelbar Nachfrage nach sich zieht, besteht für den Verlag die dringende Notwendigkeit, über die Organisation von Workflow nachzudenken, der diese Nachfrage sicher zu bedienen geeignet ist. Eine der wesentlichen Voraussetzungen für dieses Vorhaben liegt seit über einem Jahr vor, die „Standardprozesse der Herstellung“, erarbeitet von der Berliner Werkstatt Herstellung.

Warum sollte es nun ein Kunststück sein, diese Elemente für Workflow-Definitionen zu nutzen, wenn alle Welt bereits von „Workflow-Engines“ spricht und selbst MS Word unter dem Begriff „Flussdiagramm“ Elemente für die Workflow-Beschreibung zur Verfügung stellt und verschiedene Ansätze mit Prozessmanagement-Tools schnelle Klärung versprechen?

Das Defizit bestehender Workflow-Darstellungen

Wenn eine in monatelanger Arbeit abgestimmte Workflow-Beschreibung eines Verlags auf einer DIN-A3-Seite keinen Platz hat, stellt man sich unwillkürlich die Frage, ob da nicht doch nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ gesucht wurde. Die Idee, dass es einen „generellen“ Workflow geben könnte, hat die Werkstatt nie verfolgt. Dabei ist es nicht so schwer, beispielweise mithilfe einer gängigen Projektplanungssoftware aus den gegebenen Standardelementen einen Ablauf zu konstruieren, der auf den ersten Blick überzeugend die Lösung aller Probleme verheißt: „Es funktioniert. Die in der Werkstatt erarbeiteten Prozess-Schritte bieten ein wunderbares Modell zur Beschreibung eines Herstellungsprojekts.“

Doch bei genauerer Überprüfung wird deutlich, dass diese Darstellungsform zu kurz greift, weil es sich dabei vielmehr um einen Terminplan als um einen Workflow handelt. Die offene Frage ist nämlich, was eine solche Form der Darstellung über die Qualität der beschriebenen Prozesse aussagt. Einen Prozess-Schritt aus dem „Standard“ zu verwenden, ohne dass die Eigenart seiner Verwendung deutlich wird, gibt keinen Hinweis auf die spezifische Qualität dieses Prozess-Schrittes. Und damit hält das Ergebnis der Herausforderung, einen zielgerichteten Workflow zu generieren, der organisiert, gesteuert und kontrolliert werden kann, nicht stand.

Wir wollen das an einem Beispiel verdeutlichen: Der Prozess-Schritt Auftrag erteilen ist im publizierten „Standard“ durch den Kernprozess Einkaufen und seinen Teilprozess Produktionsauftrag auslösen/schreiben beschrieben. Im konkreten Fall heißt der Schritt im Verlag aber Satzauftrag schreiben. Es kann weitere Schritte geben, die Reproauftrag schreiben oder Druckauftrag schreiben heißen. Damit wird einerseits ihr Prozesszusammenhang – spezifische Qualität der Prozess-Schritte – beschrieben. Noch nicht beschrieben ist damit andererseits, welche Voraussetzungen jeweils erfüllt sein müssen oder für welche Folge dies eine (u.U. zwingende) Voraussetzung ist. Insbesondere wenn Prozess-Schritte parallel laufen, ist ihre spezifische Qualität von Bedeutung: Stehen sie in einem Zusammenhang oder nicht? Hängen sie von gleichen oder unterschiedlichen Voraussetzungen ab oder schaffen sie solche?

Dafür liefern gerade unter Workflow-Gesichtspunkten die ausführlichen Beschreibungen der von der Werkstatt erarbeiteten Standard-Teilprozesse wertvolle Hinweise, weil dort zahlreiche allgemeine Ansatzpunkte für eine Beschreibung der konkreten Qualität existieren. Denn bei der detaillierten Einzelanalyse wurde u.a. bereits die Fragestellung untersucht, wie der jeweilige Teilprozess in seine Umgebung eingebettet ist, welche Ereignisse seinen Start auslösen und mit welchen das geplante Ergebnis nachprüfbar erstellt ist. Auch wer für das Ergebnis und das Einhalten der Ziele Verantwortung trägt, ist benannt: Somit sind auf einer allgemeingültigen, abstrakten Ebene wesentliche Voraussetzungen für eine Workflow-Organisation bereits definiert.

Warum ist das Verständnis von Workflow so entscheidend?

Das Denken in Verlagen konzentriert sich noch immer auf den Weg hin zum einzelnen Produkt. Dieses muss sich aber zu einem Denken über Prozesse wandeln, die für viele unterschiedliche Print- und Non-Print-Produkte gelten, wenn es schon jetzt nicht mehr nur Bücher als Verlagsprodukte gibt.

Aber: Eine Workflow-Darstellung, genau zugeschnitten auf eine bestimmte Produktart in einem bestimmten Verlagshaus, ist als solche zu spezifisch für eine Verallgemeinerung oder Standardisierung. Andererseits ist die Darstellung der Berliner Werkstatt Herstellung in den publizierten „Standardprozessen der Herstellung“ u.U. zu abstrakt, um in den Verlagen unmittelbar angewendet werden zu können. Auf der einen Seite steht also die abstrakte, allgemeingültige Darstellung der Prozesse und auf der anderen Seite die des „Machens“, die viele Detail-Antworten liefert, die so aber nur in ihrem spezifischen Umfeld Gültigkeit haben.

Die Aufgabe besteht nun darin, eine Beziehung zu schaffen zwischen den erarbeiteten Standardprozessen und dem, was konkret im Verlag passiert. Dafür werden für unterschiedliche Produkte konkrete Verlagsabläufe Teilprozess-Schritten des Prozessmodells zugeordnet. Gesucht wird eine Ebene, die unterschiedlich stattfindende Prozesse mit einer gemeinsamen, allgemeinen Sprache beschreiben kann. Wenn diese gemeinsame Sprache – die zunächst hypothetisch als „Meta-Ebene“ umschrieben ist – gefunden ist, lässt sich klären, ob Workflow-Elemente oder gar Workflows als Ganzes in verschiedenen Verlagen identische Inhalte beschreiben oder nicht. Das Ziel der Sprachfindung besteht letztlich darin, einen Ablauf zu kreieren, in dem auch einzelne Hersteller sich wiederfinden können, der zeigt, wo im Prozessablauf man steht und welchen Spielraum man dort hat. Idealerweise sind die Elemente dieses Ablaufs frei konfigurierbar und Abweichungen möglich, ohne das Ganze in Frage zu stellen. Der zu erarbeitende Standard-Workflow muss die Ebene darstellen, mit der sich auf Basis der veröffentlichten „Standard-Prozesse“ unterschiedliche, konkrete Wirklichkeiten erklären lassen.

(Dieser Beitrag wurde in leicht geänderter Form im buchreport.spezial 2008 „Herstellung und Management“ abgedruckt.)

boersenblatt.net, das Online-Magazin für den deutschen Buchhandel, führte am 17.7.2008 ein Gespräch mit Helmut von Berg, Direktor Klopotek & Partner GmbH und Initiator der Berliner Werkstatt Herstellung.

Lesen Sie in dem Gespräch, warum die Arbeitsgruppe ins Leben gerufen wurde und wo sie heute, nach 14 Workshop-Treffen, steht.

Auf dem 5. Forum Herstellung im Verlag in Berlin wurden die bisherigen Ergebnisse der Arbeit der Berliner Werkstatt Herstellung präsentiert.

Diese PDF-Datei informiert über den aktuellen Stand der Dinge.

Klopotek und arvato systems, IT-Dienstleister der Bertelsmann AG, haben am 8. und 9. Mai 2008 das 5. internationale Forum Herstellung im Verlag in Berlin organisiert. Namhafte Verlagsmitarbeiter, Dienstleister, Zulieferer und Technologiefachleute diskutierten in der Berliner Bertelsmann-Repräsentanz zu den Themen „Publishing in Flux“ und „Winning in the New World“.

Die Berliner Werkstatt Herstellung präsentierte ihre bisherigen Ergebnisse.

Sie können sich über die Referenten und Titel der Vorträge informieren, eine Kongress-Dokumentation herunterladen und die Lebensläufe und Präsentationen der Referenten einsehen.

Am 13. März 2008 kam die Berliner Werkstatt Herstellung zum 14. Mal zusammen, diesmal in Leipzig.

Die Teilnehmer diskutierten zunächst über den Ansatz einer Arbeitsgruppe, der mit MS Project auf Basis der von der Werkstatt bereits publizierten Standardprozesse generiert wurde. Die Teilnehmer kamen zu dem Ergebnis, dass der Output der Projektplanungssoftware als Terminplan für die Hersteller nützlich ist, jedoch keine Informationen über die spezifische Qualität der Prozesse liefert.

Daraufhin wandte sich die Runde der Analyse eines konkreten Workflows zu, der der Werkstatt vorab von einem teilnehmenden Verlag zur Verfügung gestellt worden war. Die Untersuchung zeigte, dass zwischen diesem ‚Vor-Ort-Workflow’ aus der realen Welt des ‚Machens’ und den abstrakten „Standardprozessen der Herstellung“ eine Diskrepanz besteht. Der Vor-Ort-Workflow ist notwendigerweise auf eine bestimmte Produktart in einem bestimmten Verlagshaus zugeschnitten und daher sehr spezifisch. Die Standardprozesse, wie sie in der Broschüre vorliegen, sind hingegen sehr allgemein. Das Ziel der weiteren Werkstatt-Arbeit muss also darin bestehen, folgerten die Teilnehmer, ein Bindeglied zwischen der der Welt des Machens und der Abstraktion zu finden, damit eine Beschreibungsebene entsteht, die unterschiedlich stattfindende Prozesse mit einer gemeinsamen, allgemeinen (Meta-)Sprache beschreiben kann.

Um dieses Bindeglied fassbar zu machen und näher bestimmen zu können, verabschiedete die Werkstatt schließlich ein Konzept, das darauf basiert, eine möglichst große Zahl von Vor-Ort-Workflow-Beschreibungen aus Verlagen zusammenzutragen und ihre herstellerisch wesentlichen Elemente im Vergleich zu analysieren. Hierfür wurde die Bildung von zwei Arbeitsgruppen (in Berlin und München) beschlossen, deren Ergebnisse bei dem nächsten Treffen in großer Runde – voraussichtlich im September 2008 – miteinander abgeglichen werden sollen. Bei diesem nächsten Treffen soll auch versucht werden, eine Definition des Begriffs ‚Workflow’ zu erarbeiten, mit der alle Mitglieder der Berliner Werkstatt Herstellung gut arbeiten können.

Die 14. Berliner Werkstatt Herstellung

9:30 - Registrierung und Frühstück

10:00 - Begrüßung und Präsentation der Vorbereitungsgruppe
             (Diskussion der Vorschläge der Vorbereitungsgruppe)

12:00 - Mittagspause

13:00 - Fortführung der Diskussion

14:30 - Kaffeepause

15:00 - Zusammenfassung und Entscheidung über die nächsten Schritte

16:00 - Ende der 14. Werkstatt

(Für Informationen zum Tagungsort wenden Sie sich bitte an S.Kaufer(AT)klopotek.de)

Klopotek und arvato systems, IT-Dienstleister der Bertelsmann AG, möchten Sie zum 5. internationalen Forum Herstellung im Verlag in Berlin einladen. Namhafte Verlagsmitarbeiter, Dienstleister, Zulieferer und Technologiefachleute diskutieren am 8. und 9. Mai 2008 in der Berliner Bertelsmann-Repräsentanz zu den Themen „Publishing in Flux“ und „Winning in the New World“.

Informieren Sie sich hier über die Titel der Vorträge und Workshops und die Namen der Vortragenden.

Wenn Sie sich per bis 29. März 2008 per Fax-Formular zur Teilnahme anmelden, können Sie sich einen Frühbucherrabatt sichern (399,- EUR + Mwst anstatt 499,- EUR + Mwst).