Herstellung im Verlag

Andreas-Martin Selignow, Vertreter der Professur “Verlagsproduktion” (Prof. Ide) des Fachbereichs Medien der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK), hat über die Arbeit der Berliner Werkstatt Herstellung einen Text verfasst.

Vor kurzem gestartet: Das internationale ”StartWithXML“-Projekt, das sich mit der Frage auseinandersetzt, wie wichtig XML für die Zukunft von Verlagen ist. Machen Sie mit!

Bei ihrem 15. Treffen in großer Runde, diesmal in München, diskutierte die Berliner Werkstatt Herstellung am 17. September 2008 über die Ergebnisse der beiden Arbeitsgruppen Berlin und München.

Wie lassen sich ein Best Case und Kennzahlen definieren? – Berlin

Bei ihrer Arbeit an einer Modellierungsgrundlage für einen Best Case einigte sich die Berliner Gruppe darauf, eine Unterteilung in unterstützende, steuernde und wertschöpfende Prozesse vorzunehmen und sich auf die Optimierung letzterer zu konzentrieren. Die Teilnehmer untersuchten beispielhaft die Teilprozesse ‚Content vereinnahmen’ und ‚Content zur Verfügung stellen’, wobei sie für ihre Darstellung auf Diagramme und eine textliche Beschreibung zurückgriffen.

Die Berliner Arbeitsgruppe diskutierte auch über die Möglichkeit bzw. Notwendigkeit, anhand einer Checklist Regeln und nach Möglichkeit auch Kennzahlen und ideale Durchlaufzeiten für Best-Practice-Prozesse im Verlag festzulegen, im Besonderen für die Schnittstellen in der Herstellung zu anderen Abteilungen.

An welcher Stelle im Workflow findet die Prozesskontrolle statt? – München

Bei ihrem Versuch, die ausgewählten einzelnen Workflow-Elemente aus den publizierten „Standardprozessen in der Herstellung“ in einen ‚Flow’ zu bringen, kam die Münchener Arbeitsgruppe zu dem Schluss, dass bei der Verkettung – dem Übergang von einem Element zum nächsten – die Frage nach der Voraussetzung gestellt werden muss: Wenn der Start eines Elements von der Erfüllung bzw. Erledigung eines vorherigen abhängt, ist das Zwischenschalten einer Statusmeldung nötig, die den Charakter eines Meilensteins haben kann.

Während ihrer Diskussion gelangte die Münchener Gruppe auch zu dem Ergebnis, dass sich alle 10 Kernprozesse mit ihren insgesamt 43 Teilprozessen wahrscheinlich zu einem (?) oder mehreren Ideal(?)-Workflows zusammenstellen lassen. Wenn dieser Weg auch aufwändig ist, so erschien er den Mitgliedern doch als bestmöglicher. Nach der Modellierung aus dem ‚Baukasten’ der Einzelprozesse sei es dann erst möglich, die Konstellation der Elemente noch einmal zu überprüfen und möglicherweise noch Fehlendes zu ergänzen.

Die in der großen Runde anwesenden Mitglieder der Berliner Arbeitsgruppe gaben zu bedenken, dass in dem flexiblen Münchener Modell möglicherweise noch ein wertendes Element – der Charakter von fixen Regeln, an denen man sich orientieren kann – fehlt. Auch ist noch unentschieden, ob Prozesse in verschiedene Arten unterschieden werden sollten. Bei ihrem nächsten Treffen will die Berliner Werkstatt Herstellung sich darauf einigen, welches Modell sie mit welchen Modifizierungen weiter verfolgen will. Hierzu ist ein Treffen am Messe-Donnerstag in Frankfurt am Main vereinbart.
 

Vom 15. bis 17. Oktober findet im Rahmen der Frankfurter Buchmesse wieder das von Bernd Adam und Helmut von Berg organisierte Forum Verlagsherstellung statt.

Zentrales Thema des Forums ist und bleibt die Digitalisierung und ihre Auswirkung auf Strategie, Produktion und Gestaltung. Aber auch Themen wie Umweltschutz in der Buchproduktion und Change Management in Verlagen haben ihren Platz im diesjährigen Programm.

Sie werden das Forum in Halle 4.0, Stand D 1352 finden. Informieren Sie sich über das Programm.

Die Publishing Welt bewegt sich und es ist – noch – offen, in welche Richtung, mit welcher Qualität. Es gibt neue Geschäftsmodelle und Konzepte »jenseits der Verlagswelt«.

Kritische Faktoren dabei sind, die eigenen Märkte genauer zu kennen, um sie besser adressieren zu können, abstrahieren zu lernen und neu zu denken, um nicht an alten Konzepten und Modellen gedanklich kleben zu bleiben.

Content ist das treibende Element, nur in einer anderen Weise, als wir heute denken. Wird Content entwertet, wenn er kostenfrei eingesetzt wird? Was hilft es, wenn wir Content administrativ zu schützen versuchen? Wofür ist das letztlich wirklich gut? Wenn die eigentliche Frage eines Geschäftsmodells ist, wo wir das Kassenhäuschen aufstellen!? Und die Herausforderung lautet: Any time, any place, any where.

Sich entwickelnde Begriffe mit teilweise neuen Bedeutungen bezeichnen Herausforderungen und mögliche Lösungen:

Automatisierung. Nur Automatisierung der Prozesse ermöglicht, dass der potenzielle Kunde sein Produkt schnell – und das wird bald nur noch eine Frage von Minuten sein – so erhält, wie er es will.

Standardisierung als Voraussetzung der Automatisierung und ebenso dafür, das Kerngeschäft sicher zu generieren, hilft außerhalb des Kerngeschäfts auch etwas riskieren zu können, Neuland zu betreten und eine aktive Rolle in neuen Märkten zu spielen.

Contextualization. Wenn man mit Content kein Geld verdienen kann, dann unter Umständen damit, in welche Umgebung man ihn stellt.

Metadaten. Wie kann man Inhalte besser findbar machen? Content mit den Augen des Kunden sehen und bewerten ist heute leider vielfach noch ein ungelöstes Problem, aber das, was das Finden erst ermöglicht.

Kenne Deinen Kunden. Wenn ich einem Kunden etwas verkaufen will, muss ich wissen, was er für Bedürfnisse hat, muss etwas über ihn erfahren.

Der Kunde soll entscheiden können, wie sein Produkt aussieht. Dafür müssen wir in der Prozesskette die Voraussetzungen schaffen.

Content findbar machen, zusammengefasst in der Aufforderung: »Engage with engines«. Wir müssen nicht nur lernen, ihre Sprache zu sprechen, sondern vielmehr unsere eigene Ausdrucksfähigkeit auf ein anderes Level zu heben, um mit der Abstraktion verständlicher zu werden.

Bücher können noch im Mittelpunkt des Verkaufens stehen, aber sie dürfen nicht mehr im Mittelpunkt des Denkens stehen. Deshalb müssen wir vor allem eines: über Content abstrakt denken lernen.

Helmut von Berg

Als meine Zeit bei de Gruyter 1994 zu Ende ging, hatten wir es seit 1988 geschafft, ein Lokales Netz (LAN) aufzubauen und die Schreibmaschinen durch Computer zu ersetzen.

Als wir starteten gab es noch DOS und Anwendungen wie WORD 5.0. Excel und dBase waren in Gebrauch und wir hatten verstanden mit Hilfe von rtf aus einer Datenbank Kataloge zu erzeugen. Das ersparte Satz- und Korrekturaufwand in Zeit und Geld in so beträchtlichem Umfang, dass sich die Investitionen bald rechneten.

Parallel arbeiteten die Hersteller jedoch unverändert traditionell. Wir konnten uns nicht entschließen, auch Bücher mit Hilfe von Desktop Publishing Programmen zu erzeugen. Wir waren überzeugt, dass es sich nicht rechnen würde. Die Produktionszeiten lagen bei Monaten und Jahren und die Art, wie Autoren und Verlag zusammenarbeiteten, war höchst traditionell.

Wir hatten aber begonnen, so etwas wie »gelistete« Lieferanten einzuführen für den Kern unserer Produktion. Und die ersten hatten begonnen, wenn auch mit unzulänglichen Mitteln wie WORD, Satzmuster zu formatieren, um schneller zu einer konkreten Vorstellung des geplanten Layouts zu kommen.

Als ich 1994 zu Droemer kam, gab es bereits ein Titel-Info-Verwaltungsprogramm, das von allen Herstellern genutzt wurde, mit dessen Hilfe Termine geplant und Kalkulationen erstellt wurden. Es konnten Auswertungen unter vielen Gesichtspunkten gefahren werden, die alle einem Ziele dienten: schneller zu einem belastbaren Ergebnis kommen.

Für den hausinternen Satz wurde Ventura Publisher eingesetzt. Es wurden Postscript-Dateien erzeugt und den Druckereien zur Verfügung gestellt. Für aufwendige Bildbände wurde Quark Express genutzt, für das zahlreiche Extensions benötigt wurden, um es wirklich effektiv nutzen zu können. Wir haben deshalb nur zwei Arbeitsplätze damit ausgerüstet. Als Ventura Publisher in der Krise war, haben wir uns nach echten Satzsystemen wie 3B2 umgeschaut. Das war unbezahlbar, aber glücklicherweise kam nach der Übernahme von Ventura eine neue Version des Publisher heraus, die unsere Bedürfnisse voll und ganz traf und die bezahlbar war.

Die Produktionszeiten im engeren Sinn lagen bei Wochen, nicht mehr wirklich bei Monaten. In hoher Zahl mussten vor allem Taschenbücher monatlich schlank produziert werden.

Wir organisierten Standardabläufe für die Repro und konzipierten neu strukturierte Preislisten, um den Aufwand auf beiden Seiten zu reduzieren. Wir schrieben Lieferqualitäten fest und wollten für die Einhaltung von vereinbarten schlanken Standardabläufen so wenig wie möglich bezahlen. Im Gegenzug waren wir bereit, für von uns selbst verursachte Aufwende aufzukommen und die Kosten für Abweichungen von den vereinbarten Standards auf unsere Kappe zu nehmen.

Alles in allem repräsentierte das nicht den durchschnittlichen Stand deutscher Verlagsherstellung.

Als meine Zeit bei Droemer 2003 zu Ende ging, hatten wir Millionen an wiederkehrenden Kosten eingespart indem wir unsere Prozesse tiefgreifend analysierten, die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten und unsere Produkte optimierten, sowie Prozessschleifen eliminierten. Wir hatten eine Basis geschaffen, die vorhandenen Ressourcen extensiv zu nutzen, schnell, sicher zu planen und kostengünstig umzusetzen.

Und wir hatten bereits Neuland betreten: Wir hatten begonnen, die Backlist durch digitalen Nachdruck zu stützen und die Lagerbestände zurückzufahren. Wir hatten eine Website mit einem zukunftsträchtigen Konzept auf den Weg gebracht, uns intensiv mit Digitalem Publizieren beschäftigt und uns gedanklich darauf eingestellt, unsere Inhalte anders aufbereiten und auch für andere Märkte bereitstellen zu können. Wir waren überzeugt für die digitale Zukunft gerüstet zu sein, auch wenn wir erst an ihrem Anfang standen.

Helmut von Berg

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Manchmal fällt es leichter, sich an länger zurückliegende Zeiten zu erinnern. So schreibt der allseits geschätzte Kollege Fritz Peter Steinle in seinem Abschiedsbrief als Herstellungsleiter bei dtv »als ich im Oktober 1964 meine Arbeit im dtv begann, wurden Bücher noch in Blei gesetzt und im Buchdruck gedruckt« und spricht von einer »Zeit der technischen Revolutionen«. Sieht man genauer hin, stellt man dann doch fest, dass Umwälzungen mit über die technische Entwicklung hinaus weit reichenden Wirkungen eher in den letzten 10 Jahren anzusiedeln sind.

Wenn wir uns dann noch versuchen zu erinnern, was unsere Arbeit in Herstellungsabteilungen vor 5 Jahren eigentlich bestimmte, kommen wir unwillkürlich ins Grübeln, was es schon gab und was eben noch nicht, obwohl es heute gang und gäbe ist.

Denn die Zeit der technischen Revolutionen hält nicht nur an, sie beschleunigt und verändert tiefgreifender denn je. Der Unterschied zwischen einer mechanischen oder elektrischen Schreibmaschine und der Computertastatur ist so groß nicht. Was die Nutzung aber bewirkt, liegt Welten auseinander. Unser Verständnis der Wirkungen wächst mit Verzögerung und gegen innere Widerstände, oft einfach nur weil Abstraktion und Dynamik unser gewohntes Denken überfordern. Wir müssen uns unsere Welt neu erklären um ihrer habhaft werden zu können, und das in einem Umfeld, für das lange Zeit der Satz Geltung hatte: »Was Du schwarz auf weiß besitzt, kannst Du getrost nach Hause tragen.«

Bevor wir uns vergewissern, ob dieses Goethe-Wort überhaupt noch Wahrheit transportiert, sollten wir einmal den Versuch unternehmen, die jüngste Entwicklung genauer zu bestimmen.

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Ein Beitrag von Ulrike Störrle, stellvertretende Herstellungsleiterin bei MairDumont, und Helmut von Berg, Direktor Klopotek & Partner

Es wird für Verlage von Tag zu Tag wichtiger, auf kürzestem Weg vom Content zum Produkt kommen zu können. Produkte müssen immer schneller produziert werden. Hersteller können in Zukunft nicht mehr mit monatelangem Vorlauf anfangen zu arbeiten, wenn der Content des Verlags nicht mehr nur in Halbjahres-Programme verpackt zum Verkauf angeboten werden muss. Auf dem letztjährigen Forum Herstellung haben wir das „months to minutes shift“ genannt. Wenn in absehbarer Zeit Content, der soeben online gefunden wurde, unmittelbar Nachfrage nach sich zieht, besteht für den Verlag die dringende Notwendigkeit, über die Organisation von Workflow nachzudenken, der diese Nachfrage sicher zu bedienen geeignet ist. Eine der wesentlichen Voraussetzungen für dieses Vorhaben liegt seit über einem Jahr vor, die „Standardprozesse der Herstellung“, erarbeitet von der Berliner Werkstatt Herstellung.

Warum sollte es nun ein Kunststück sein, diese Elemente für Workflow-Definitionen zu nutzen, wenn alle Welt bereits von „Workflow-Engines“ spricht und selbst MS Word unter dem Begriff „Flussdiagramm“ Elemente für die Workflow-Beschreibung zur Verfügung stellt und verschiedene Ansätze mit Prozessmanagement-Tools schnelle Klärung versprechen?

Das Defizit bestehender Workflow-Darstellungen

Wenn eine in monatelanger Arbeit abgestimmte Workflow-Beschreibung eines Verlags auf einer DIN-A3-Seite keinen Platz hat, stellt man sich unwillkürlich die Frage, ob da nicht doch nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ gesucht wurde. Die Idee, dass es einen „generellen“ Workflow geben könnte, hat die Werkstatt nie verfolgt. Dabei ist es nicht so schwer, beispielweise mithilfe einer gängigen Projektplanungssoftware aus den gegebenen Standardelementen einen Ablauf zu konstruieren, der auf den ersten Blick überzeugend die Lösung aller Probleme verheißt: „Es funktioniert. Die in der Werkstatt erarbeiteten Prozess-Schritte bieten ein wunderbares Modell zur Beschreibung eines Herstellungsprojekts.“

Doch bei genauerer Überprüfung wird deutlich, dass diese Darstellungsform zu kurz greift, weil es sich dabei vielmehr um einen Terminplan als um einen Workflow handelt. Die offene Frage ist nämlich, was eine solche Form der Darstellung über die Qualität der beschriebenen Prozesse aussagt. Einen Prozess-Schritt aus dem „Standard“ zu verwenden, ohne dass die Eigenart seiner Verwendung deutlich wird, gibt keinen Hinweis auf die spezifische Qualität dieses Prozess-Schrittes. Und damit hält das Ergebnis der Herausforderung, einen zielgerichteten Workflow zu generieren, der organisiert, gesteuert und kontrolliert werden kann, nicht stand.

Wir wollen das an einem Beispiel verdeutlichen: Der Prozess-Schritt Auftrag erteilen ist im publizierten „Standard“ durch den Kernprozess Einkaufen und seinen Teilprozess Produktionsauftrag auslösen/schreiben beschrieben. Im konkreten Fall heißt der Schritt im Verlag aber Satzauftrag schreiben. Es kann weitere Schritte geben, die Reproauftrag schreiben oder Druckauftrag schreiben heißen. Damit wird einerseits ihr Prozesszusammenhang – spezifische Qualität der Prozess-Schritte – beschrieben. Noch nicht beschrieben ist damit andererseits, welche Voraussetzungen jeweils erfüllt sein müssen oder für welche Folge dies eine (u.U. zwingende) Voraussetzung ist. Insbesondere wenn Prozess-Schritte parallel laufen, ist ihre spezifische Qualität von Bedeutung: Stehen sie in einem Zusammenhang oder nicht? Hängen sie von gleichen oder unterschiedlichen Voraussetzungen ab oder schaffen sie solche?

Dafür liefern gerade unter Workflow-Gesichtspunkten die ausführlichen Beschreibungen der von der Werkstatt erarbeiteten Standard-Teilprozesse wertvolle Hinweise, weil dort zahlreiche allgemeine Ansatzpunkte für eine Beschreibung der konkreten Qualität existieren. Denn bei der detaillierten Einzelanalyse wurde u.a. bereits die Fragestellung untersucht, wie der jeweilige Teilprozess in seine Umgebung eingebettet ist, welche Ereignisse seinen Start auslösen und mit welchen das geplante Ergebnis nachprüfbar erstellt ist. Auch wer für das Ergebnis und das Einhalten der Ziele Verantwortung trägt, ist benannt: Somit sind auf einer allgemeingültigen, abstrakten Ebene wesentliche Voraussetzungen für eine Workflow-Organisation bereits definiert.

Warum ist das Verständnis von Workflow so entscheidend?

Das Denken in Verlagen konzentriert sich noch immer auf den Weg hin zum einzelnen Produkt. Dieses muss sich aber zu einem Denken über Prozesse wandeln, die für viele unterschiedliche Print- und Non-Print-Produkte gelten, wenn es schon jetzt nicht mehr nur Bücher als Verlagsprodukte gibt.

Aber: Eine Workflow-Darstellung, genau zugeschnitten auf eine bestimmte Produktart in einem bestimmten Verlagshaus, ist als solche zu spezifisch für eine Verallgemeinerung oder Standardisierung. Andererseits ist die Darstellung der Berliner Werkstatt Herstellung in den publizierten „Standardprozessen der Herstellung“ u.U. zu abstrakt, um in den Verlagen unmittelbar angewendet werden zu können. Auf der einen Seite steht also die abstrakte, allgemeingültige Darstellung der Prozesse und auf der anderen Seite die des „Machens“, die viele Detail-Antworten liefert, die so aber nur in ihrem spezifischen Umfeld Gültigkeit haben.

Die Aufgabe besteht nun darin, eine Beziehung zu schaffen zwischen den erarbeiteten Standardprozessen und dem, was konkret im Verlag passiert. Dafür werden für unterschiedliche Produkte konkrete Verlagsabläufe Teilprozess-Schritten des Prozessmodells zugeordnet. Gesucht wird eine Ebene, die unterschiedlich stattfindende Prozesse mit einer gemeinsamen, allgemeinen Sprache beschreiben kann. Wenn diese gemeinsame Sprache – die zunächst hypothetisch als „Meta-Ebene“ umschrieben ist – gefunden ist, lässt sich klären, ob Workflow-Elemente oder gar Workflows als Ganzes in verschiedenen Verlagen identische Inhalte beschreiben oder nicht. Das Ziel der Sprachfindung besteht letztlich darin, einen Ablauf zu kreieren, in dem auch einzelne Hersteller sich wiederfinden können, der zeigt, wo im Prozessablauf man steht und welchen Spielraum man dort hat. Idealerweise sind die Elemente dieses Ablaufs frei konfigurierbar und Abweichungen möglich, ohne das Ganze in Frage zu stellen. Der zu erarbeitende Standard-Workflow muss die Ebene darstellen, mit der sich auf Basis der veröffentlichten „Standard-Prozesse“ unterschiedliche, konkrete Wirklichkeiten erklären lassen.

(Dieser Beitrag wurde in leicht geänderter Form im buchreport.spezial 2008 „Herstellung und Management“ abgedruckt.)

boersenblatt.net, das Online-Magazin für den deutschen Buchhandel, führte am 17.7.2008 ein Gespräch mit Helmut von Berg, Direktor Klopotek & Partner GmbH und Initiator der Berliner Werkstatt Herstellung.

Lesen Sie in dem Gespräch, warum die Arbeitsgruppe ins Leben gerufen wurde und wo sie heute, nach 14 Workshop-Treffen, steht.

Auf dem 5. Forum Herstellung im Verlag in Berlin wurden die bisherigen Ergebnisse der Arbeit der Berliner Werkstatt Herstellung präsentiert.

Diese PDF-Datei informiert über den aktuellen Stand der Dinge.